Czym jest wirtualne biuro? Czy przyda się w prowadzeniu firmy?

• 20 września 2019
• Patrycja

Zdjęcie:

Jaki jest koszt prowadzenia działalności wie każdy, kto takową prowadzi. Wiadomo, że wiąże się to ściśle również z wynajęciem biura. Ciężko znaleźć dogodną lokalizację w dobrej cenie, żeby ułatwić klientom dojazd do nas. Czasami wcale nie opłaca się nam wynajmować biura, ponieważ drastycznie podwyższają koszty prowadzenia swojej działalności. Na całe szczęście w 1994 roku pewien człowiek – Ralph Gregory – wpadł na pomysł, że można wynajmować adres biura i udostępniać pewne udogodnienia w związku z tym. W ten sposób powstały wirtualne biura, z których do dzisiaj chętnie korzystają ludzie. Znacznie obniża to koszty wynajmu biura, a jednocześnie większość rzeczy załatwiają inni ludzie.

E-biuro – czym jest i co obejmuje?

Idea wirtualnego biura polega na tym, że inne przedsiębiorstwo pozwala na wykorzystywanie ich danych adresowych innej firmie. Usługa polega na pełnym outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności fizycznej obecności firmy w danym miejscu. To znaczna wygoda – szczególnie pieniężna – ponieważ firmy nie muszą płacić za biuro oraz zatrudnienie odpowiednich osób do jego obsługi. Szczególnie będąc np. freelancerem, ale prowadząc również spotkania biznesowe z klientami. E-biura zapewniają również szereg innych korzyści dla których warto z tego skorzystać:

    • przestrzeń konferencyjna
    • profesjonalna obsługa recepcjonistów
    • odbiór i obsługa skrzynki mailowej
    • odbiór i przesyłanie korespondencji
    • wsparcie prawne, księgowe i informatyczne
    • przechowywanie dokumentów
    • wsparcie doradcze w różnych dziedzinach

I wiele, wiele więcej. Takie rozwiązanie jest bardzo korzystne dla wszystkich, którym nie uśmiecha się wynajem biura i zatrudnienie sztabu pracowników do jego obsługi. Koszta bowiem są znacznie mniejsze. Najwięcej wirtualnych biur znajduje się nie gdzie indziej, ale w stolicy - w Warszawie. Wiele metrów kwadratowych wirtualnych biur do wynajęcia!

Jaki jest koszt wirtualnego biura?

Jest to w sporej części uzależnione od tego, jakiego rodzaju usług dodatkowych potrzebujemy. Przeważnie odbywa się to w taki sposób, że firma, która zainteresowana jest zakupem e-biura opłaca comiesięczną subskrypcję, której cena uzależniona jest od dodatkowych usług, jakie są oferowane. Jest wiele firm, które proponują takiego rodzaju rozwiązania – wystarczy tylko dobrze poszukać i zdecydować się na taką, która pasuje nam najbardziej. Jest to coraz to bardziej prężnie rozwijająca się dziedzina. Zdecydowanie warto, ponieważ koszty wynajmu takiego wirtualnego biura są o kilkanaście razy mniejsze, niż faktyczny wynajem biura w jakiejś lokalizacji.

Czasami pojawia się również jeszcze jedna kwestia – czy takie rozwiązanie jest legalne? Odpowiadamy więc – tak, jest to legalne i nie trzeba się o to martwić. Sam Naczelny Sąd Administracyjny wydał do tego stosowne orzeczenie w 2014 roku:

„(...) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).”

---